Outlookとそのオートコンプリート機能を使用すると、誤った組み合わせの受信者に誤ってメールを送信するのを防ぐ方法があります

こんにちは、

私は毎日の仕事で頻繁にメールを使用しています.これは、電子メールメッセージを作成するときに受信者を追加するためのオートコンプリート機能を有効にすることで、より簡単かつ効率的になります.しかし、私はビジネス関係を扱うので、情報
は極秘情報です.間違った受信者に電子メールを送信しないようにすることは非常に重要です.たとえば、会社XとのメールでY社を代表する人物を誤って含めると、大きな損害が発生する可能性があります.

現在のOutlookでは、上記のヒューマンエラーから身を守るためのメカニズムはありますか?

そうでない場合、このような便利な機能は、いくつかの単純なルールだけで設計できると思います:

-受信者の「内部」グループを定義します(たとえば、自分のメールドメインを表すすべてのメールアドレス).このグループ内の電子メールメッセージは通常ブロックされることはありません.

-複数の「外部」受信者がいる電子メールメッセージの場合、受信者が異なる電子メールドメイン(またはその特定のグループ)を表す場合、最初は警告メッセージでブロックされることがあります.ただし、「全員に返信」を使用すると、警告メッセージが表示される場合があります.
新しい受信者(またはオプションで新しいドメイン)が追加されない場合は無効にしてください.

-また、内部のメールコミュニケーションに返信するときに、外部の受信者が追加された場合に警告を表示すると役立つ場合があります.

もちろん、より一般的な警告メカニズムには、間違った受信者に電子メールメッセージを送信しないようにするための値もあります.ただし、これには、電子メールメッセージの実際の内容をある程度高度に分析する必要があり、
少数の単純なルールの範囲外.

/ラース